(2)尽量减少拼写错误和错别字，这是对收信人的尊重，也是发件人态度的体现。如果是英文E-mail，可把拼写检查功能打开，或写完后进行拼写检查；如果是中文E-mail，则需特别注意同音错别字。在邮件发送之前，发件人务必进行仔细阅读，检查行文通顺和拼写错误。电子邮件发出去，就如同说出口的话，收不回来，所以必须要谨慎。要知道，像“email_inquire验证常见拼写错误和一次性电子邮件提供商的电子邮件源码”这样的工具，可以帮助你确保邮件的专业性！

(3)使用1234列表说明，条理清晰使用1.2.3.4……一条条的列出来，条理清晰，并能让收件人在最短的时间内理清主题，及时答复。你知道吗？这就像是“企业员工信息登记表格式规范”，让一切都井井有条！

(4)在一封E-mail中交待完整信息最好在一封邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过几分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。难道你喜欢频繁发送补充邮件吗？当然不！“获取电子邮件信息”就能帮助你一次性说清楚所有内容。

(5)合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体、斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。想象一下，如果所有信息都被强调，那还有什么是重点呢？适度即可，就像是“磁条卡信息格式和使用规范”，简单明确！

(6)注意Email的论述语气根据与收件人的熟悉程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。多用请、谢谢之类的尊重对方的词句。这就像在“英语动词的虚拟语气完整版”中学到的，要讲究措辞和语气。

(7)合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，配合图表加以阐述，比单纯以文字形式进行描述更容易表达清楚。试试看，“Tomcat与apache整合完整论述”中的图表说明，真的比纯文字容易理解多了。

(8)不要使用稀奇古怪的字体、字符，或过多的标点符号在一些屏幕分辩率下，斜体和稀奇古怪的字体不容易看清楚。重要的事情应该体现在字里行间，而不是标点符号。笑脸字符，如“^_^”、“:)”等尽量不要出现在商务信函，会显得比较轻佻；只适合用在某些确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。就像“Socket论述”，简洁明了，不花哨，专业又不失礼。